Сначала фиксируем рамки: формат, гости, длительность
Любая смета начинается не с цен, а с ответов на три вопроса: сколько гостей, какой формат (банкет/фуршет/смешанный) и сколько часов длится мероприятие. Эти параметры напрямую влияют на меню, персонал, аренду и технику. Если рамки «плавают», смета всегда будет расползаться.
Проверка по пунктам
- ✓Чёткое число гостей (плюс прогноз «+2–5 человек»).
- ✓Формат и тайминг: старт, ужин, активная часть, финал.
- ✓Кто принимает решения по доп. расходам в день мероприятия.
Разбиваем бюджет на 6 понятных корзин
| Корзина | Что внутри | На что влияет больше всего |
|---|---|---|
| Площадка | Аренда, пробковый сбор, сервисные сборы | День недели, сезон, длительность |
| Еда и напитки | Меню, торт/десерты, безалкогольные/алкоголь | Количество гостей, формат подачи |
| Персонал | Официанты, бар, координатор | Сложность сценария и количество зон |
| Техника | Звук, свет, проектор, микрофоны | Площадь и задачи программы |
| Декор | Текстиль, флористика, фотозона, полиграфия | Концепция и количество «точек» |
| Программа | Ведущий, DJ/музыканты, шоу, фотограф/видео | Длительность и насыщенность вечера |
Резерв: то, что спасает от «сюрпризов»
Добавьте резерв на непредвиденные расходы. Это не «лишние деньги», а страховка от ситуации, когда внезапно нужно докупить напитки, оплатить дополнительные часы работы или решить логистику.
- Минимальный резерв: 5% — когда всё уже детально просчитано.
- Комфортный резерв: 10% — универсальный вариант для большинства мероприятий.
- Повышенный резерв: 15% — если много подрядчиков и сложная программа.
Где экономить безопасно, а где нельзя
Экономия обычно безопасна
- Упростить декор и сделать акцент на одной сильной зоне (фотозона/стол молодожёнов).
- Сократить количество «активностей», оставив 1–2 ярких момента.
- Оптимизировать меню: меньше позиций, но лучше качество и подача.
Экономия часто бьёт по впечатлению
- Звук/микрофоны: проблемы со слышимостью портят весь вечер.
- Координация: без ответственного человека всё превращается в «пожар».
- Персонал: нехватка официантов = очереди, холодные блюда, недовольные гости.
Мини-чек-лист перед утверждением сметы
Проверка по пунктам
- ✓Смета в одной таблице: суммы по корзинам и итог.
- ✓Все договорённости зафиксированы письменно (что входит, что оплачивается отдельно).
- ✓План оплаты: авансы, сроки, финальный расчёт.
- ✓Есть резерв и понятный сценарий, когда его можно тратить.
Дальше по теме
Откройте другие материалы в разделе — там есть меню, тайминг, декор и чек-листы.